Журнали реєстрації вхідних і вихідних документів фіксують, коли і від кого надійшов документ та що, кому й коли відправили. Типова форма підійде діловоду, секретарю чи працівнику відділу кадрів на більшості підприємств, коли треба довести, що документ отримано або відправлено, і швидко знайти його за номером. Нижче показано, як виглядають записи, як нумерувати кореспонденцію і що дає готовий журнал порівняно із самостійно розкресленим зошитом.

Без запису важко довести, що запит отримали вчасно, а відповідь пішла в строк. Документ, що загубився між кабінетами, часто знаходять, коли строк уже минув.

Типова форма замість зошита

Ліга-Норм пропонує два друковані журнали з типовим набором граф: для вхідних і для вихідних документів. Вони розраховані на підприємства будь-якої форми власності, від промисловості й будівництва до сфери послуг і транспорту. Вигадувати власну форму не потрібно.

У журналі вхідних документів є дата надходження, вхідний номер, відправник, номер і дата його документа, короткий зміст, резолюція керівника, виконавець, термін і відмітка про виконання. У журналі вихідних є вихідний номер, дата, адресат, короткий зміст, кількість аркушів, виконавець, спосіб відправлення і відмітка про виконання.

Приклад запису в журналі вхідних документів

Вхідний документ реєструють у день надходження, а виконавця й термін записують одразу.

№ з/п: 15
Дата надходження: 07.09.2026
Від кого надійшов документ: ТОВ «Приклад-Будсервіс»
Вихідний номер і дата документа: № 112 від 03.09.2026
Короткий зміст: запит на копії наказів про призначення відповідальних осіб
Резолюція керівника: підготувати відповідь
Кому передано на виконання: начальник відділу кадрів
Термін виконання: 14.09.2026
Відмітка про виконання: вих. № 48 від 11.09.2026

Приклад запису в журналі вихідних документів

Вихідний номер присвоюють під час підписання, а у відмітці про виконання вказують вхідний документ, на який це відповідь.

№ з/п: 48
Дата: 11.09.2026
Адресат: ТОВ «Приклад-Будсервіс»
Короткий зміст: відповідь на запит від 03.09.2026 № 112
Кількість аркушів: 2
Виконавець: начальник відділу кадрів
Спосіб відправлення: електронна пошта
Відмітка про виконання: на вх. № 15

У цих двох записах видно весь шлях: запит, виконавець, термін і відповідь. Замовте журнал реєстрації вхідних документів та журнал реєстрації вихідних документів: ці графи вже розкреслені. Обидва журнали можна взяти одним комплектом журналів вхідних і вихідних документів.

Нумерація і контроль

Вхідні й вихідні документи нумерують окремо, у межах календарного року. Номер ставлять на самому документі та в журналі, щоб за будь-якою копією знайти запис.

Маршрут простий: документ реєструють у день надходження, керівник накладає резолюцію, виконавець отримує його під підпис, а вихідний номер відповіді записують у відмітку про виконання вхідного запису. Раз на тиждень переглядайте записи, де термін минув, а відмітки про виконання немає: так прострочена відповідь не залишиться непоміченою.

Підсумок

Вхідний номер приводить до виконавця, вихідний показує відповідь. Щоб почати з першого запису, а не з розкреслення сторінок, замовте журнал вхідних і журнал вихідних документів у Ліга-Норм або одразу комплектом з обох журналів. Кожен журнал коштує 50 грн.