Журнал заповнює медичний працівник, який проводить щозмінний передрейсовий та післярейсовий медичні огляди водіїв. Усі записи вносяться розбірливо, кульковою ручкою. Прізвище, ім'я та по батькові водія вписуються повністю відповідно до паспортних даних. У графі «Результати огляду» зазначають: «Допущено» або «Відсторонено» із зазначенням причини. Підпис медичного працівника ставиться після кожного запису. При помилці неправильний запис акуратно закреслюють (так, щоб можна було прочитати), поруч вносять правильний запис і засвідчують виправлення підписом. Журнал має бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою підприємства.