Журнал заповнює особа, відповідальна за технічний стан будівлі або споруди. Записи вносяться після кожного огляду: систематичні (чергові) огляди проводяться згідно з графіком, періодичні — не рідше ніж раз на півроку, позачергові — після стихійних лих, аварій або за підозри на пошкодження. У графі «Технічний стан» описують стан фундаментів, стін, перекриттів, покрівлі, інженерних систем. Виявлені дефекти (тріщини, протікання, корозія тощо) детально описують у відповідній графі. Після усунення дефекту роблять відмітку із зазначенням дати. Журнал має бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою підприємства.