Журнал заповнює відповідальна особа суб'єкта технічного контролю. При отриманні бланків протоколів від Головного сервісного центру МВС вносять дату отримання, серію та номер кожного бланка. При видачі бланка працівнику, який проводитиме технічний контроль, заповнюють графи «Кому видано», «Дата видачі» та отримують підпис. Після використання бланка (або його повернення) проставляють дату в графі «Дата використання / повернення». У разі псування або втрати бланка роблять відповідний запис у графі «Примітка». Журнал має бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою підприємства.