Запис у журналі робить механік або відповідальна особа відразу після повернення автомобіля з лінії. У графі «Опис несправності» вказують конкретну поломку (наприклад, відмова гальмівної системи, несправність двигуна). У графі «Причина повернення» зазначають, чи несправність виникла в дорозі, чи була виявлена водієм перед виїздом. Після усунення несправності механік ставить дату, час та підпис. Журнал має бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою підприємства. Виправлення допускаються лише із засвідчувальним записом «Виправленому вірити» та підписом відповідальної особи.