Записи в журналі ведуться в хронологічному порядку в міру виявлення дефектів. У графі «Місце виявлення» вказують конкретне розташування: назву будівлі, споруди, номер осі, позначку висоти або інвентарний номер обладнання. Опис дефекту має бути чітким та технічно грамотним, із зазначенням характеру пошкодження (тріщина, корозія, деформація, порушення ізоляції тощо). Після усунення несправності виконавець ставить дату та підпис. Відповідальна особа перевіряє якість виконаних робіт і робить відмітку в останній графі. Журнал має бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою підприємства.