Записи в журналі ведуться в хронологічному порядку. У графі «Вид роботи» зазначають, чи це щозмінний огляд, планове технічне обслуговування, поточний чи капітальний ремонт. У графі «Перелік виконаних робіт» детально описують, що саме зроблено: очищення фільтрів, перевірка приводів, заміна ременів, вимірювання параметрів тощо. Виконавець ставить підпис після завершення робіт. При виявленні несправностей роблять запис у графі «Примітка» із зазначенням дати усунення. Журнал має бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою підприємства.