Журнал заповнює працівник, який видає наряд-допуск або розпорядження. При роботі за нарядом заповнюються графи 2, 3, 9, 10: номер наряду, місце та найменування роботи, дата і час початку та повного закінчення робіт. При роботі за розпорядженням заповнюються всі графи, крім графи 2 (номер наряду). У графі 8 (проведення цільового інструктажу) ставлять підписи особа, яка провела інструктаж, та працівники, які його отримали. Якщо інструктаж проводиться дистанційно (із застосуванням засобів зв'язку), записи фіксуються в обох журналах — того, хто віддав розпорядження, і того, хто отримав, з підтверджуючими підписами. Журнал має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою підприємства. Зберігається 1 місяць після реєстрації повного закінчення роботи за останнім зареєстрованим нарядом або розпорядженням.