Записи в журналі ведуться окремо на кожний знімний вантажозахоплювальний пристрій (строп, траверсу, балансир, спредер тощо). У графі «Найменування» вказують тип пристрою та його вантажопідйомність. Інвентарний номер присвоюється наказом по підприємству. Дати оглядів проставляються відповідно до графіка, затвердженого відповідальною особою. У графі «Результати огляду» зазначають виявлені дефекти (тріщини, деформації, знос) або «придатний до експлуатації». Запис засвідчується підписом особи, відповідальної за безпечну експлуатацію вантажопідіймальних машин. Журнал має бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою підприємства.