Записи в журналі ведуться в хронологічному порядку особою, відповідальною за безпечну експлуатацію вантажопідіймальних машин і механізмів, або уповноваженим працівником служби охорони праці. Перед початком роботи з обладнанням, а також згідно з графіком періодичних оглядів до журналу вносять дані про кожен механізм, пристрій, трос чи строп: найменування, тип, заводський або інвентарний номер, дату огляду та його результат («справний» або «несправний»). У разі виявлення несправності в окремому рядку зазначають її характер, дату усунення та реквізити акта; після ремонту проводиться повторний огляд із відповідним записом. Дати записують у форматі «дд.мм.рррр», кожен запис засвідчується підписами осіб, які проводили огляд, та відповідальної особи. Виправлення робити заборонено: неправильний запис акуратно закреслюють тонкою лінією так, щоб він залишався читабельним, і поруч вносять правильний запис, засвідчений підписом. Журнал має бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою підприємства.