Переваги
- Повний набір для документообігу кадрової служби
- Спрощують проходження перевірок Держпраці та інспекцій з питань праці
- Відповідають КЗпП та чинному трудовому законодавству
- Зручний формат для щоденного ведення кадрового обліку
Книга руху особливих справ
Друкована книга-шаблон для реєстрації руху особливих справ — документів з грифом обмеженого доступу. Фіксує дату видачі, кому передано справу, дату повернення та підпис відповідальної особи.
Основна інформація
- Категорія:
- Журнали для відділу кадрів
- Тип:
- Журнали
Ціна:80 грн
- Актуальна редакція
- Офіційний друкований примірник — приймається при перевірках Держпраці
- Доставка по всій Україні
- Оплата за рахунком для юридичних осіб
Опис
Книга призначена для ведення обліку в архіві або діловодстві підприємства, де зберігаються особливі справи з обмеженим доступом. У відповідні графи вносять порядковий номер, дату видачі, назву або номер справи, кому та на який строк видано, дату фактичного повернення, а також підписи особи, що отримала справу, та відповідального за зберігання. Ведення такого обліку є обов'язковим для забезпечення контролю за збереженням конфіденційних документів і запобігання їх втраті чи несанкціонованому доступу.
Графи журналу
1№ з/п
2Дата видачі
3Назва / номер справи
4Кому видано (ПІБ, посада)
5Строк видачі
6Дата повернення
7Підпис особи, що отримала
8Підпис відповідального за зберігання
Перелік граф (стовпчиків) у друкованому бланку журналу.
Як заповнювати журнал
Записи в книгу вносяться в хронологічному порядку. У графі «Назва / номер справи» зазначають повну назву або реєстраційний номер особливої справи. У графі «Кому видано» — прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, яка отримує справу. «Строк видачі» заповнюється, якщо справа видається на визначений період. При поверненні справи обов'язково проставляється дата та підпис особи, яка повертає, і відповідального працівника, який приймає справу. Книга має бути прошнурована, пронумерована та скріплена печаткою підприємства. Виправлення помилок допускаються лише шляхом закреслення тонкою лінією та засвідчення виправлення підписом відповідальної особи.
Для кого
Завідувач архіву
Діловод
Секретар керівника
Відповідальний за ведення діловодства з обмеженим доступом
Керівник відділу кадрів
Галузі застосування
Державні установиОргани місцевого самоврядуванняПідприємства з конфіденційним діловодствомЮридичні компаніїБанки та фінансові установи
Стандарти та відповідність
Форми відповідають вимогам КЗпП України, Закону «Про захист персональних даних» та наказів Держкомстату щодо первинної облікової документації.
Часті запитання
Що таке «особливі справи» і які документи до них належать?
Особливі справи — це документи з грифом обмеженого доступу, які містять конфіденційну інформацію, персональні дані, службову або державну таємницю. До них можуть належати особові справи державних службовців, документи з грифом «Для службового користування» тощо.
Чи обов'язково вести книгу руху особливих справ у 2026 році?
Так, ведення обліку руху документів з обмеженим доступом є обов'язковим для забезпечення контролю за їх збереженням. Вимоги до обліку таких документів встановлюються відповідними інструкціями з діловодства та нормативними актами.
Хто веде книгу руху особливих справ?
Зазвичай книга ведеться відповідальною особою, призначеною наказом керівника підприємства — діловодом, секретарем, завідувачем архіву або іншим працівником, який відповідає за зберігання та видачу конфіденційних документів.
Як довго зберігається заповнена книга руху особливих справ?
Термін зберігання книги визначається номенклатурою справ підприємства. Як правило, такі книги зберігаються постійно або протягом тривалого терміну (не менше 10 років після закінчення ведення).
Схожі товари
Журнал обліку особистого прийому громадян
50 грн
Журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
50 грн
Журнал реєстрації наказів
80 грн
Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці
50 грнЖурнали з охорони праці
Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці
50 грнЖурнали з охорони праці
Журнал перевірки стану охорони праці
50 грнЖурнали з охорони праці
Готові замовити?
Зв'яжіться з нами для оформлення замовлення або консультації